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O Sucesso da Adoção da IA Começa com Gestão de Mudanças

Autor: João Labre

A IA promete agilidade e maneiras mais inteligentes de trabalhar, mas o sucesso real não começa com modelos ou ferramentas. Começa com pessoas. Toda mudança na forma como uma empresa opera depende de confiança, clareza e disposição para experimentar algo novo. A tecnologia tem seu importante papel, mas não carrega sozinha o peso da transformação.

Esse é o foco do meu trabalho ao ajudar empresas a pensar em gestão de mudanças antes de adotar novas tecnologias. Junto com meu time, atuo com clientes e suas equipes para construir confiança e desenvolver hábitos que gerem valor real com a IA. Nosso princípio é simples: a adoção de IA é um resultado de negócio que depende do comportamento humano e, não de uma implementação técnica.

A seguir está a visão de como meu time e eu usamos as metodologias de gestão de mudanças e pesquisas da Prosci para criar condições que ajudam as pessoas a adotar maneiras melhores de trabalhar.

Comece pelas Pessoas, Não pela Tecnologia

Muitas organizações presumem que a mudança começa ao implementar uma tecnologia e adquirir licenças. Acreditam que a adoção e os benefícios virão naturalmente. Vemos esse padrão com frequência, e ele sempre leva ao mesmo fim: a tecnologia chega, mas o comportamento não acompanha.

O Prosci Catalyst Report (março de 2025) destaca que não é a IA que transforma uma organização, mas as pessoas que a utilizam. Gestão de mudanças eficaz começa trazendo as pessoas para a jornada, garantindo que entendam o propósito da mudança, como seu trabalho mudará no dia a dia, oferecendo apoio inicial, criando uma cadência de acompanhamento e mostrando incentivo da liderança.

Existem momentos que fazem mais sentido iniciar um novo projeto, ainda mais que exige mudança: evite feriados, grandes eventos ou períodos de estresse corporativo. E também, entenda a cultura, a carga de trabalho atual e ciclos de mudança anteriores antes de decidir qual melhor momento.

Quando qualquer uma dessas peças falta, os times não conseguem conectar a tecnologia ao trabalho e a veem apenas como mais uma ferramenta para aprender.

Gestão de Mudanças: Um Programa, Não Apenas um Projeto

A IA não se estabiliza e permanece igual. Modelos evoluem. Novos recursos surgem. Conteúdos de treinamento se tornam obsoletos mais rápido do que o previsto.

Orientamos líderes a tratarem a adoção de IA como um programa de longo prazo. Isso exige treinamentos atualizados, comunicação contínua e oportunidades recorrentes para que os colaboradores pratiquem e tirem dúvidas. As equipes também precisam de clareza para enxergar como seu trabalho se encaixa no plano maior.

Por isso, quando empresas automatizam tarefas manuais, conhecimentos importantes podem se perder se não forem registrados. Recomendamos entrevistar usuários avançados e especialistas, documentar como o trabalho acontecia antes e acompanhar melhorias ao longo do tempo, isso garante que a empresa entenda se a IA realmente está apoiando seus colaboradores.

A governança só funciona quando apoia a forma como as pessoas adotam mudanças. Por isso, ela deve gerar clareza, orientar decisões e ajudar as equipes a se manterem alinhadas. Em programas bem-sucedidos, a organização trata a adoção como uma jornada compartilhada, e não como um único rollout.

Gestores Dão o Exemplo

As pessoas observam seus líderes para entender o quanto a mudança é séria. Gestores têm influência ainda maior conhecem pontos de pressão, dependências, cultura e hábitos de seus times e lidam com o chamado “meio bagunçado”.

Nos projetos de IA, esse “meio bagunçado” é a fase entre o entusiasmo inicial e os resultados reais. É quando pilotos terminam, riscos ficam claros e o trabalho fica mais difícil. As equipes ajustam processos, limpam dados, repensam fluxos, treinam pessoas e decidem o que será escalado. Surgem dúvidas sobre responsabilidade, qualidade, segurança e uso diário, isso tudo ao mesmo tempo.

É bagunçado porque todos estão aprendendo e desaprendendo enquanto a organização ainda descobre como a IA se encaixa no trabalho. Reforçamos que esse é o ponto onde o ritmo pode cair se a liderança não der direção clara e não reforçar prioridades. Se gestores intermediários se sentem confiantes e apoiados, seus times seguem.

A IA Pode Reforçar a Gestão de Mudanças

Então, na transição para ambientes habilitados por IA, a própria IA pode acelerar esforços de gestão de mudanças criando conteúdos, comunicando com clareza e apoiando treinamentos. Meu time usa IA para preparar materiais de capacitação personalizados por persona, analisar dados de uso, simular grupos de usuários e identificar pontos cegos, além de criar planos de comunicação específicos por departamento.

Programas Fortes de IA Evitam Começos Falsos

Já vi empresas adotarem IA rápido demais. Algumas compraram licenças e partiram direto para a implantação. Então, sem treinamento adequado ou envolvimento da liderança, os funcionários usaram apenas recursos básicos e o retorno nunca veio.

Organizações bem-sucedidas fazem diferente: começam com um resultado de negócio claro, envolvem múltiplos patrocinadores e entendem que as equipes precisarão mudar a forma de trabalhar. Também investem em prontidão, planejamento de programa e continuidade.

Dois exemplos recentes que conduzimos na Beyondsoft mostram isso:

• Eneva: engenheiros recuperaram 20 horas de trabalho rotineiro por mês ao aprender a usar o Microsoft 365 Copilot com propósito.
• Globo: introduziu o Microsoft 365 Copilot com patrocínio claro, comunicação estruturada e foco em cenários reais de uso.

Ambos os casos mostram que esforço, planejamento e capacitação importam tanto quanto a tecnologia.

Cultura Define Prontidão

Nas primeiras semanas com um novo cliente, buscamos sinais de preparo: se há equipe de mudança dedicada, se há orçamento para adoção e se os líderes entendem que treinamento isolado não garante sucesso.

As pesquisas da Prosci reforçam isso. Cultura influencia confiança, ritmo de adoção e disposição para criar novos hábitos.

Personalize a Jornada para Cada Time

Nenhuma equipe adota mudança da mesma forma. Engenheiros querem exemplos práticos. Times de vendas querem casos que ajudem em conversas com clientes. Equipes globais precisam de ajustes culturais e contexto local. Trabalhadores remotos e híbridos precisam de abordagens diferentes dos presenciais.

Por isso, orientamos empresas a tratarem cada grupo como um público próprio e a priorizarem conexões presenciais quando possível.

Aborde Lacunas de Orçamento e Cronograma Desde o Início

Gestão de mudanças é sobre pessoas não sobre tecnologia. Líderes frequentemente ignoram isso. Uma forma simples de perceber é olhar o orçamento: quase nada costuma ser reservado para adoção. Quando as equipes colocam usuários no centro e se comunicam bem desde o início, criam condições para transformação real.

João Labre, Especialista em Gestão de Mudanças e Diretor de Modern Workplace

Líderes muitas vezes desejam um programa centrado em pessoas, mas investem em uma abordagem centrada em tecnologia. Explicamos claramente o risco: IA depende da habilidade do usuário. Sem treinamento, ciclos de feedback e envolvimento da liderança, o retorno cai.

A Prosci mostra que projetos com forte suporte de mudança têm maior chance de atingir metas.

56% dos desafios de IA são humanos, não técnicos. Mesmo assim, o “lado humano” muitas vezes é repassado para TI ou inovação, quando deveria ser liderado pela liderança executiva.

Relatório Prosci Catalyst, março de 2025

Faça os Novos Hábitos se Firmarem

A adoção sustentada exige apoio contínuo. As empresas precisam continuar comunicando, treinando e reforçando valor. Métricas ajudam a mostrar progresso. Se o programa mudar de direção, líderes devem explicar abertamente para manter confiança.

Quando a adoção desacelera, recomendo começar pela empatia: ouvir, entender preocupações sobre automação e carga de trabalho, identificar o que cada grupo valoriza e mostrar exemplos reais de melhoria. As pessoas reagem quando se sentem ouvidas e apoiadas.

Prove Valor com Métricas Claras

Reforçamos que medir cedo e com frequência é essencial. Ganhos rápidos mantêm o interesse. Trabalho de longo prazo dá direção. Líderes precisam planejar ambos desde o início.

Indicadores de curto prazo:
• Presença em treinamentos
• Engajamento com materiais
• Padrões de uso da tecnologia

Indicadores de longo prazo:
• Ganhos de produtividade por equipe
• Economia de tempo
• Melhorias de qualidade
• Satisfação das equipes

Do ponto de vista qualitativo, cultura também mostra progresso: quando novos hábitos aparecem naturalmente nas conversas, a adoção está consolidando.

Ajuste a Comunicação para Trabalho Remoto e Híbrido

O maior erro é presumir que você já sabe o que os usuários precisam. Escute. Pergunte. Abra espaço para dúvidas. Explique motivos das mudanças e como cada pessoa será beneficiada.

A adoção de IA depende de construção de novos hábitos e comunicação é a base. No remoto, canais digitais substituem espaços físicos, então o engajamento precisa ser pensado de outra forma. Mesmo assim, quando possível, o treinamento presencial continua sendo o mais eficaz por criar confiança e ritmo.

Use Centros de Entrega Globais para Escalar a Adoção

Centros globais de entrega ajudam empresas a escalar programas de IA em várias regiões. Eles fornecem templates de treinamento, materiais de comunicação, planejamento de programas e compartilhamento de conhecimento. Também criam comunidade e consistência, inclusive para trabalhadores remotos.

Assim, empresas se beneficiam de centros de entrega quando precisam de velocidade e estrutura consistente para garantir que um programa estratégico alcance metas de curto e longo prazo.

Considerações Finais

A IA só gera valor quando as pessoas se sentem confiantes em usá-la. Por isso, quando organizações investem em comunicação, treinamento e liderança ativa, os colaboradores respondem com curiosidade e confiança. Com o esforço contínuo, novos hábitos se consolidam.

Assim, com a abordagem certa, empresas ajudam seus times a desenvolver habilidades que sustentam o sucesso de longo prazo com IA e geram mudanças reais no negócio. Entre em contato conosco para tornar sua próxima grande mudança bem-sucedida hoje e no futuro.