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Como Escalar o Microsoft Copilot no ambiente corporativo: do treinamento à adoção

Autor: João Labre

A transformação digital acelerou a busca por soluções de inteligência artificial generativa nas empresas, com destaque para o Microsoft 365 Copilot. No entanto, implementar essa tecnologia exige mais do que distribuir licenças. O verdadeiro desafio é garantir que os colaboradores incorporem a ferramenta às suas rotinas de trabalho de forma eficiente, segura e contínua.

Para João Labre, Solution Sales de Modern Work e Segurança da Beyondsoft Brasil, o erro está em confundir capacitação com adoção.

“O nosso objetivo não é só ensinar, é garantir que a pessoa use o produto diariamente. Se ela passa pelo treinamento, volta para a mesa e não consegue usar, não houve adoção”, afirma.

Na prática, a adoção do Microsoft 365 Copilot depende de três pilares: treinamento inicial, aplicação da IA em casos de uso reais e acompanhamento contínuo com métricas de valor para o negócio. Sem essa combinação, o uso da ferramenta tende a diminuir após as primeiras semanas.

Adoção do Microsoft 365 Copilot: do caso de uso à geração de valor

Com mais de 100 projetos de adoção de IA entregues, a equipe da Beyondsoft estruturou uma jornada de dois a três meses.

O processo começa com o Copilot Day, uma capacitação realizada preferencialmente de forma presencial. Em seguida, cada participante traz um caso de uso. Dessa forma, a IA passa a ser aplicada a desafios reais do negócio. Um exemplo é a triagem de currículos em equipes de Recursos Humanos.

Além disso, acontecem sessões de mentoria nas quais os especialistas acompanham a aplicação prática da ferramenta e ajudam os usuários a superar dificuldades.

“Se eu faço só o treinamento e vou embora, é como ministrar uma aula isolada. Se o aluno aprendeu ou não, o problema passa a ser dele”, compara João Labre.

Por fim, os resultados são medidos pelo próprio responsável pelo processo, que avalia os ganhos obtidos com a solução de IA. Essas informações são combinadas com métricas de uso da plataforma e apresentadas à liderança para demonstrar o impacto da adoção.

Para organizações que precisam capacitar milhares de colaboradores rapidamente, a Beyondsoft também utiliza estratégias de microlearning, com vídeos curtos de dois a três minutos distribuídos nas plataformas internas dos clientes.

“No começo, não vai ser mil maravilhas”: perguntas e respostas com João Labre

Como escalar a capacitação em empresas com milhares de colaboradores?

João Labre: Para grandes volumes de usuários, são utilizadas estratégias de adoção em massa. Isso inclui microlearnings, vídeos curtos focados em aprendizado rápido, e iniciativas como o BeyondAI Labs, em que usuários de negócio aplicam capacidades de IA diretamente em seus processos de trabalho.

Quais barreiras mais aparecem nos projetos? 

JL: Muitas pessoas afirmam que o Copilot não responde adequadamente e acabam desistindo. Na prática, elas ainda não aprenderam a construir prompts alinhados ao resultado que desejam alcançar.

Além disso, outra barreira comum é a expectativa. Alguns usuários esperam que a IA execute tarefas que ainda não são possíveis. Quando isso não acontece, surge a frustração e eles deixam de utilizar a ferramenta até mesmo em atividades simples, nas quais ela poderia gerar valor imediato.

Muitas equipes já utilizam outras ferramentas de IA. Por que escolher o Copilot?

JL: A principal razão é a segurança da informação.

Um dos pontos mais críticos no ambiente corporativo é a proteção dos dados. Em versões públicas de ferramentas de IA disponíveis no mercado, as informações inseridas pelos usuários podem gerar preocupações relacionadas à exposição de dados estratégicos ou códigos-fonte.

Por outro lado, no Microsoft Copilot, a Microsoft aplica controles de segurança e mecanismos de governança (guardrails) para proteger os dados corporativos e impedir seu uso no treinamento de modelos externos.

Você também passou por um processo de adoção? 

JL: Sim. Me empolguei nos primeiros dias, depois fiquei quase um mês sem usar. Não conseguia encaixar no meu dia a dia.

A virada aconteceu quando identifiquei onde ela realmente gerava valor para mim. Meus e-mails são respostas curtas, então isso não mudava nada para mim. Por outro lado, o resumo de reunião foi sensacional. E olha que eu sou de TI. Imagine para o usuário final. 

O que fazer quando há resistência ou frustração dos usuários no início da jornada? 

JL: O segredo é insistir, experimentar e alinhar expectativas.

Mudar a forma de trabalhar exige testes constantes. Quando o colaborador percebe que o Copilot elimina tarefas repetitivas e burocráticas, como a criação automática de resumos de reuniões, ele passa a enxergar valor real na ferramenta e tende a incorporá-la definitivamente à rotina.

Quem não experimenta dificilmente descobre o potencial da IA.

Por onde começar 

Para organizações que já utilizam o Microsoft 365, um bom ponto de partida é analisar as estatísticas de uso do Copilot Chat, incluído na assinatura.

Um baixo número de usuários ativos costuma indicar uma oportunidade clara para ampliar a adoção e aumentar a geração de valor para o negócio.

Converse com os nossos especialistas e descubra como acelerar sua jornada de adoção do Microsoft 365 Copilot.